fbpx
Photo by fauxels from Pexels

7 pasiruošimo žingsniai

Daugiau nei 10 metų tenka vesti strategnio planavimo sesijas nuo 4 iki 20 asmenų grupėms ir per eilę metų suvokiau keletą svarbių dalykų:

  1. Itin svarbu tinkamai pasiruošti renginiui
  2. Įmonės vadovas neturėtų būti moderatoriaus vedėjo pozicijoje.

Šiame poste apie pirmą svarbų dalyką – pasiruošimą. Planuojantiems planavimo sesiją, manau, bus naudinga.

1. Nustatykite datą

Strateginio planavimo sesijai būtina ruoštis iš anksto, tačiau kuo ilgiau lauksite, tuo sudėtingiau bus surasti visiems tinkantį laiką. Pasirinkite laiką taip, kad reikalingi vadovai, specialistai nebūtų tai dienai susiplanavę atostogų ar numatę svarbių susitikimų su klientais. Planuotis reiktų prieš dvi savaites, bet ne ilgiau nei mėnesį prieš.

2. Pasirinkite moderatorių

Svarbu parinkti tinkamą asmenį, kuris praves planavimo sesiją. Jis yra atsakingas už:

  • – darbotvarkės sudarymą
  • – medžiagos paruošimą (prezentacija ir pan.)
  • – atvykimą anksčiau, idant viskas vietoje būtų paruošta:
    • salė
    • dalyvių susodinimas
    • medžiaga
    • technika
  • Jei pasirenkate moderavimui kolegą iš įmonės vidaus, laikas nuo laiko paklauskite jo(s) nuomonės diskutuojamais klausimais taip pat.
  • Jei pasirenkate moderatorių iš išorės, aptarkite su juo iš anksto, ar norite, kad jis pateiktų savo nuomonę svarstomais klausimais ar fokusuotųsi tik į sesijos pravedimą. Vaidmenų išsiaiškinimas iš anksto labai padeda.

3. Pasirinkite vietą

Jei ketinate planavimo sesiją daryti pasitarimo salėje pas save biure – tai tikrai ne geriausias pasirinkimas. Tiesiog bus labai neefektyvu: blaškysitės, trukdys skambučiai, kiti kolegos ir noras “greitai ir trumpam išbėgti sutvarkyti einamuosius reikalus”. 1-2 dienų planavimo sesijai rekomenduojama išvykti iš biuro (sodyba, pasitarimų salė viešbutyje ir pan.)

4. Paskirkite koordinatorių

Šis asmuo yra atsakingas už renginio logisiką: vietos parinkimą ir užsakymą, nuvykimo/parvykimo suorganizavimą, pasirengimą sesijai, komunikavimą su dalyvaujančiais (ypač, jei reikia pasiruošti kažkokius namų darbus). Geriausiai tokiam darbui tinka skrupulingai planuojantys ir atkreipiantys dėmesį į smulkmenas kolegos. Patarimas: pasidarykite checklistus – tikrai pravers ateityje.

5. Pasiruoškite informacinę medžiagą

Darbotvarkė turi būti sudaryta pagal tai, kokį rezultatą norite pasiekti. Tačiau neperkraukite darbotvarkės. Būkite labiau realistai nei optimistai, ką konkrečiai galėsite atlikti sesijos metu. Iš patirties galiu pasakyti – nors įmonės viziją surašysite vienu sakiniu, tačiau gali būti, kad tam užtruksite visą pusdienį. Suskirstykite sesijos laiką į esminius laiko blokus.
Kai ruošite skaidres, atsimikite, kad mažiau yra daugiau – vienoje skaidrėje ne daugiau, kaip 4-5 “bulletpointai” po 4-5 žodžius kiekviename. Vienu metu koncentruokitės į vieną “bulletpointą”.
Nepamiškite dienotvarkėje pietų ir kavos/arbatos pertraukų – smegenys tuo metu sunaudoja itin daug energijos, todėl laiks nuo laiko papildykite energijos resursus.

6. Informuokite iš anksto

Bent dvi savaites prieš sesiją visus dalyvausiančius informuokite (tik ne žodžiu) nurodydami:

  • planavimo sesijos tikslą
  • darbotvarkę (kada, kur, kas)
  • namų darbus, kuriuos reikės pasidaryti
    Taip jau nutinka, kad dažnai žmonės į susirinkimus ateina nepasiruošę, todėl jei manote, kad pasiruošiamieji namų darbai yra būtini, aiškiai taip ir parašykite bei paprašykite medžiagą pateikti iš anksto arba atsinešti į sesiją. Tačiau būtinai įtraukite namų darbų aptarimą į dienotvarkę. Nieko nėra labiau demotyvuojančio, kaip nevertinamas darbas.

7. Paskitinės minutės patikrinimas

Keletas dienų prieš planavimo sesiją su koordinatoriumi pereikite per detales:

  • renginio vieta
  • dalyviai
  • medžiaga
  • priemonės (nuo pieštukų iki projektoriaus)
  • pietų meniu
  • kt
    Patarimas: pasidarykite checklistą

Jei planuojate sukurti ar atnaujinti strateginį planą ir ieškote, kas gali pravesti planavimo sesiją, skambinkite tel. +37062095306 arba rašykite fortunatas@4strategijos.lt

Sėkmės planavime!

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *

Brukalų kiekiui sumažinti šis tinklalapis naudoja Akismet. Sužinokite, kaip apdorojami Jūsų komentarų duomenys.